Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Wersja 1.0 z 23 lip 2026 · wariant dla klientów

Szkic roboczy. Ta treść nie przeszła jeszcze konsultacji prawnej. Miejsca wymagające uzupełnienia są podświetlone. Po zatwierdzeniu ostatecznej treści zostanie wydana nowa wersja dokumentu, a aplikacja poprosi wszystkich o ponowne zapoznanie się z nią.

Ten dokument wyjaśnia, jakie Państwa dane osobowe przetwarzamy w związku z realizacją zlecenia i w platformie OWMET, po co i na jakiej podstawie. Nie prosimy o zgodę na ich przetwarzanie — przetwarzamy je, aby zawrzeć i wykonać umowę oraz wypełnić obowiązki, które nakładają na nas przepisy. Prosimy o potwierdzenie zapoznania się z tą informacją.

  1. 1. Kto odpowiada za Twoje dane

    Administratorem danych osobowych przetwarzanych w platformie OWMET jest [DO UZUPEŁNIENIA: pełna nazwa firmy, adres siedziby, NIP, numer KRS lub wpisu do CEIDG].

    W sprawach dotyczących danych osobowych można się kontaktować: [DO UZUPEŁNIENIA: adres e-mail i numer telefonu do kontaktu w sprawach danych osobowych].

    [DO UZUPEŁNIENIA: informacja o inspektorze ochrony danych — dane kontaktowe albo zdanie „nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych”].

  2. 2. Jakie dane Państwa dotyczące znajdują się w platformie

    • imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, NIP,
    • adres e-mail i numer telefonu,
    • adres montażu wraz z jego współrzędnymi (do pokazania zlecenia na mapie),
    • treść zapytań, ofert, zleceń, protokołów i korespondencji,
    • podpis odręczny złożony na protokole odbioru,
    • zdjęcia i dokumenty dotyczące realizacji,
    • informacja o rozliczeniach: kwoty, terminy, zaliczki i płatności,
    • zapisy logowań do panelu klienta: data, godzina, adres IP.

  3. 3. Po co i na jakiej podstawie

    Dane przetwarzamy, aby: przygotować wycenę i ofertę; zawrzeć i wykonać umowę; wystawić i rozliczyć fakturę oraz prowadzić księgi; obsłużyć gwarancję, reklamację lub serwis; kontaktować się w sprawie realizacji; bronić się przed ewentualnymi roszczeniami i dochodzić własnych.

    [DO UZUPEŁNIENIA: przypisanie do każdego z powyższych celów właściwej podstawy prawnej z art. 6 RODO — do ustalenia z prawnikiem. W zamyśle: podjęcie działań przed zawarciem umowy i jej wykonanie, obowiązek prawny (przepisy podatkowe i o rachunkowości) oraz prawnie uzasadniony interes].

    Nie wykorzystujemy tych danych do wysyłania ofert marketingowych ani do publikacji zdjęć realizacji jako referencji. Na jedno i drugie potrzebna byłaby osobna, dobrowolna zgoda, o którą poprosilibyśmy wprost i którą można w każdej chwili wycofać. Dziś w platformie takiej zgody nie zbieramy.

  4. 4. Komu przekazujemy dane

    Dane z platformy trafiają wyłącznie do podmiotów, które są nam potrzebne do jej działania i obsługi firmy, i z którymi zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania.

    Z samej budowy systemu wynika, że dane przechodzą przez: serwer, na którym stoi platforma; serwer plików (Nextcloud), gdzie leżą dokumenty i zdjęcia zleceń; skrzynkę pocztową, którą wychodzą kody logowania i linki do hasła; usługę zamiany adresu na współrzędne, potrzebną do pokazania zlecenia na mapie (OpenStreetMap / Nominatim — wysyłany jest sam adres montażu, bez nazwiska i danych kontaktowych).

    [DO UZUPEŁNIENIA: pełna lista podmiotów, z którymi zawarto umowy powierzenia — m.in. dostawca serwera i hostingu, dostawca poczty, biuro rachunkowe, dostawca programu księgowego, ewentualne firmy serwisowe i podwykonawcy].

  5. 5. Czy dane trafiają poza Unię Europejską

    [DO UZUPEŁNIENIA: informacja, czy dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy — zależy od tego, gdzie fizycznie stoi serwer i z jakiej poczty korzysta firma. Jeśli tak, trzeba wskazać podstawę przekazania].

  6. 6. Jak długo przechowujemy dane

    [DO UZUPEŁNIENIA: okresy przechowywania. Do ustalenia co najmniej: dokumentacja księgowa, dokumentacja realizacji i protokoły w okresie gwarancji, okres przedawnienia roszczeń, oraz zapytania, które nie zakończyły się umową].

  7. 7. Państwa prawa

    Część praw jest ograniczona przepisami — nie usuniemy faktury ani protokołu odbioru, bo mamy obowiązek je przechowywać. Wniosek składa się: [DO UZUPEŁNIENIA: sposób złożenia wniosku — adres e-mail lub adres pocztowy].

    • dostęp do danych i otrzymanie ich kopii,
    • sprostowanie danych nieprawidłowych,
    • usunięcie danych oraz ograniczenie przetwarzania — w zakresie, w jakim pozwalają na to przepisy,
    • przeniesienie danych,
    • sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
    • skarga do organu nadzorczego (niżej).

  8. 8. Czy podanie danych jest obowiązkowe

    Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przygotowania oferty, zawarcia umowy i jej rozliczenia — bez nich nie moglibyśmy zrealizować zlecenia.

    [DO POTWIERDZENIA: brzmienie tego punktu i wskazanie danych wymaganych przepisami podatkowymi].

  9. 9. Automatyczne decyzje i profilowanie

    Platforma nie podejmuje wobec nikogo decyzji w sposób automatyczny i nikogo nie profiluje. Wszystkie oceny, dopuszczenia i odbiory są decyzjami konkretnych osób, podpisanymi imieniem i nazwiskiem.

  10. 10. Ciasteczka

    Platforma używa wyłącznie ciasteczek technicznych, koniecznych do jej działania: utrzymania zalogowania, zapamiętania zaufanego urządzenia, zapamiętania wybranego motywu (jasny/ciemny) oraz ewentualnego odroczenia tego ekranu.

    Nie ma tu analityki, reklam ani śledzenia. Dlatego platforma nie pokazuje okna z pytaniem o zgodę na ciasteczka — dla ciasteczek koniecznych taka zgoda nie jest wymagana.

  11. 11. Skarga do organu nadzorczego

    Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).